A Procuradoria-Geral do Estado de Mato Grosso do Sul (PGE-MS) divulgou edital que permite a eliminação de documentos ligados à cobrança da dívida ativa produzidos entre 1989 e 2021. A iniciativa, publicada no Diário Oficial do Estado na segunda-feira, 20 de novembro, diz respeito a processos administrativos e fiscais custodiados pela Procuradoria de Gestão da Dívida Ativa e será executada após um prazo de 30 dias, período reservado para manifestação de eventuais interessados.
O procedimento integra a política estadual de gestão documental e observa os prazos fixados pela Tabela de Temporalidade de Documentos da Administração Pública do Poder Executivo, instituída pelo Decreto n.º 15.721/2021. De acordo com a PGE, uma comissão avaliou o acervo, identificou lotes concluídos e reconheceu que parte expressiva não precisa de guarda permanente, abrindo caminho para o descarte definitivo.
Como funcionará o processo de eliminação
Durante os 30 dias contados da publicação do edital, pessoas físicas, empresas, advogados ou representantes legais poderão solicitar o desentranhamento dos autos ou a emissão de cópias de peças processuais. Para ter acesso ao material, o requerente deve comprovar legitimidade junto à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo da PGE e assumir os custos do serviço, que envolvem reprodução e eventual retirada física dos papéis.
Vencido o prazo, a Procuradoria está autorizada a iniciar o descarte do conteúdo listado. O edital detalha caixas, números de identificação e períodos de tramitação, abrangendo processos abertos e encerrados nas décadas de 1990, 2000 e 2010. Os documentos contemplam tanto atividades-meio — como correspondências internas e controles administrativos — quanto atividades-fim, ligadas diretamente à recuperação de créditos tributários e não tributários do Estado.
Objetivo é liberar espaço e reduzir custos
Segundo a PGE, a medida busca racionalizar o uso de espaço físico nos depósitos, diminuir gastos com armazenagem e facilitar a localização de documentos que ainda apresentam valor administrativo, fiscal ou histórico. O órgão argumenta que a manutenção de processos indiscutivelmente finalizados gera custos de acondicionamento, vigilância e conservação, além de exigir mão de obra para catalogação periódica.
Ao cumprir a Tabela de Temporalidade, a Procuradoria segue orientação que estimula o descarte seguro e controlado de acervos sem valor permanente, preservando apenas a parcela que, por força legal ou interesse público, deve integrar o patrimônio documental do Estado. A comissão responsável avaliou que os processos listados já ultrapassaram o prazo de guarda previsto para a respectiva tipologia e classificação.
Etapas antes do descarte definitivo
Depois de encerrado o período para manifestações, os documentos não reclamados serão fragmentados ou triturados, conforme normas ambientais e de sigilo. A eliminação envolverá emissão de termo específico, assinado pelos integrantes da Comissão de Avaliação, atestando a conformidade do procedimento e garantindo que nenhuma peça de valor probatório ou histórico subsista inadvertidamente no lote descartado.
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O edital alerta que não serão aceitos pedidos intempestivos, ou seja, apresentados após o prazo de 30 dias. Também estabelece que a entrega de originais retirados do processo ficará condicionada à substituição por cópia autenticada, de modo a preservar a integridade do arquivo remanescente até a data da eliminação.
Impacto para contribuintes e advogados
Para contribuintes e representantes que desejem averiguar pendências ou obter comprovação de quitação, o edital funciona como aviso final antes de a documentação desaparecer do acervo físico. Embora a PGE mantenha registros eletrônicos das cobranças, cópias impressas podem conter despachos, notas e anexos não digitalizados. Por isso, o órgão enfatiza a importância de a parte interessada verificar, dentro do prazo, se há documentos de seu interesse nos lotes indicados.
As solicitações devem ser protocoladas na sede da Procuradoria de Gestão da Dívida Ativa, em Campo Grande, ou enviadas por meio eletrônico previsto no edital. Para pedidos presenciais, será necessário agendamento prévio e apresentação de documento de identidade, procuração ou contrato social que comprove legitimidade.
Concluídas todas as etapas, a PGE-MS espera liberar espaço em seus arquivos, otimizar a gestão do acervo remanescente e alinhar-se às boas práticas de governança documental recomendadas para a administração pública.
