A Polícia Civil de Mato Grosso do Sul instituiu novas diretrizes para a gestão do próprio acervo documental. Portaria publicada no Diário Oficial Eletrônico da segunda-feira, 16 de março, padroniza o descarte de papéis arquivados nas delegacias e estabelece critérios para a conservação de registros com relevância jurídica, administrativa ou histórica. A medida pretende enfrentar o acúmulo de processos físicos nas unidades, ao mesmo tempo em que evita a perda de informações consideradas patrimônio institucional.
O texto determina que nenhum documento poderá ser destruído sem a elaboração prévia de uma Relação de Eliminação de Documentos (RED). Essa lista detalhará cada peça proposta para descarte e deverá ser assinada pelo delegado responsável pela unidade. Concluída a etapa inicial, a relação seguirá para a Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo (CADA), colegiado interno encarregado de verificar se os itens identificados podem ser efetivamente retirados do arquivo.
Além da listagem, o chefe da delegacia terá de declarar formalmente que aqueles papéis não estão vinculados a investigações em aberto, a ações judiciais em andamento ou a auditorias administrativas. A exigência funciona como salvaguarda central do procedimento, bloqueando a exclusão de materiais que ainda possam servir como prova, instrumento de controle ou fonte de consulta pelos órgãos de Justiça e de fiscalização.
Ainda que receba parecer favorável da comissão, o lote não poderá ser eliminado imediatamente. A portaria obriga a publicação de edital no Diário Oficial Eletrônico, abrindo prazo de 30 dias para manifestação de interessados. Qualquer pessoa que demonstre legitimidade poderá solicitar o resgate ou a cópia de documentos incluídos na RED durante esse período. O aviso prévio, segundo a norma, acrescenta transparência e reduz a possibilidade de destruição silenciosa de arquivos que despertem interesse público ou privado.
Os métodos de eliminação física também foram detalhados. O ato de descarte deverá ocorrer por fragmentação mecânica, incineração ou, no caso de mídias eletrônicas, desmagnetização. Independentemente da técnica escolhida, dois policiais civis designados especificamente para essa finalidade deverão acompanhar todo o processo, registrando o cumprimento das exigências burocráticas e ambientais.
Para coibir irregularidades, a portaria frisa que o descarte fora do fluxo oficial configura mais do que infração administrativa. O documento cita expressamente o artigo 314 do Código Penal, que trata de extravio, sonegação ou inutilização de documentos públicos, lembrando que a conduta pode resultar em responsabilização criminal. A inclusão do dispositivo legal busca reforçar o caráter obrigatório das novas diretrizes dentro da corporação.
Paralelamente ao expurgo autorizado, a Polícia Civil decidiu selecionar parte do acervo para garantir a preservação de sua memória institucional. A triagem contemplará inquéritos policiais, termos circunstanciados de ocorrência e outros registros que tenham marcado época, apresentado inovação investigativa ou gerado repercussão social significativa. Esse material formará o acervo histórico permanente da corporação e ficará disponível para consultas futuras de pesquisadores, estudantes, servidores e da sociedade em geral.
Na avaliação da direção da instituição, a iniciativa concilia três objetivos principais: liberar espaço físico nas unidades, padronizar a gestão documental e resguardar documentos de valor duradouro. A expectativa é que, com a adoção do rito, as delegacias consigam reduzir custos de armazenagem, acelerar a digitalização de processos e evitar perdas que poderiam comprometer o direito de defesa, a transparência administrativa ou a reconstrução de eventos históricos.
Com a norma já em vigor em todo o Estado, cabe agora a cada unidade policial montar a sua RED, encaminhar o material para a CADA e cumprir os prazos previstos. A centralização do controle deve facilitar futuros levantamentos sobre o volume de papéis descartados e quantificar o espaço liberado após a consolidação do procedimento. A corporação não forneceu estimativa de toneladas de documentos que poderão ser eliminadas, mas reconhece que o montante é expressivo, resultado de décadas de registros produzidos nas investigações criminais.
Ao instituir regras claras e etapa de consulta pública, a Polícia Civil de Mato Grosso do Sul tenta equilibrar modernização e responsabilidade histórica. Caso o fluxo seja executado conforme descrito, a instituição espera evitar lacunas documentais e assegurar que somente materiais sem utilidade probatória ou memória institucional sejam definitivamente destruídos, preservando a integridade de seu patrimônio informativo.
